E-Procurement

Sistema em que sua empresa poderá realizar todas suas transações com fornecedores, compradores, etc., inteiramente pela internet, de forma contínua e em tempo real.
A implantação de um sistema de e-Procuremet visa atender uma necessidade cada vez maior em reduzir os custos operacionais no processo de compras, reduzir os estoques, e diminuir drasticamente o tempo gasto nas compras de qualquer tipo de material ou serviço em especial os indiretos, que tem um impacto muito grande no valor implícito do processo completo exigido para cada compra, que às vezes chega a ser maior que o valor do produto e/ou serviço.

Possível quadro atual de sua empresa:

Elevado número de itens de material indireto e direto
Elevado número de fornecedores
Elevado número de processos mensais de compras
Custo por processo : você sabe o valor?
Custo anual dos processos : idem
Qual é o seu volume anual de compras?
Qual é a % do custo das operações sobre o valor total de compras? Existe redigitação de dados de diversos formulários, inclusive diversas tabelas de apoio geradas em Word e Excell?
Existe número excessivo de cotações? Conseqüência direta das requisições;
Compradores demandam muito tempo fazendo follow-up junto aos fornecedores e respondendo follow-up das áreas requisitantes;
Altos custos de comunicação através de telefone/fax;
Baixo poder de negociação
Dificuldade de acompanhamento estatístico fácil e rápido
Longo período para finalização dos processos de compra
Muitas requisições de compras impressas, e com diversas cópias;
Alto custo de estoque;
Extravios de requisições de compras;
Despadronização de itens e das requisições realizadas pelas áreas.

Objetivos da implantação do e-Procurement:

Através da implementação desta solução a sua empresa pretende:

- Reduzir os custos com compras. Tornar a área de "Compras Indiretas" Estratégica
- Modificar o Processo interno ganhando agilidade no processo
- Reduzir o tempo gasto nos processos
- Manter a confidencialidade das informações

SISTEMA DE E-PROCUREMENT PROPOSTO PELA Target

O Sistema a ser desenvolvido contempla solução integrada com diversos sistemas que sua empresa já utiliza, mantendo-os ou não como base gerencial de todo o sistema. Terá integração com os departamentos de compras, recebimento e financeiro, garantindo a confidencialidade das informações e de navegação fácil e intuitiva, contando com suporte técnico permanente.

A seguir uma breve descrição dos sistemas propostos pela Target:

Gerenciamento de fornecedores

Permitirá de forma simples as consultas a todo histórico referente as operações efetuadas com o fornecedor, seu desempenho no atendimento de prazos, datas das ultimas compras e cotações, histórico de todas as compras efetuadas, etc...
Será permitido o cadastramento de novos fornecedores dentro deste módulo, que disponibilizará esta informação para o ERP (SE EXISTIR), assim como está preparado para receber arquivos para geração do cadastro automaticamente.
As consultas referentes a fornecedores serão disponibilizadas obedecendo as regras de segurança do sistema (cada fornecedor só poderá visualizar as próprias informações).

Gerenciamento de Catálogo

Cadastro de produtos selecionados para o comércio eletrônico, associados ou não à suas imagens (fotos).
O catálogo poderá ser formado por cadastramento dentro do sistema ou recebidas do ERP (SE EXISTIR), cada produto e associados a todos os seus fornecedores, permitindo desta forma uma seleção rápida no momento de qualquer consulta ou cotação.
As consultas referentes ao catálogo serão disponibilizadas obedecendo as regras de segurança do sistema (cada fornecedor irá visualizar o universo de produtos com base na regra de segurança a ele definida).

Gerenciamento de Requisições

As requisições podem ser criadas no ERP (SE EXISTIR) e disponibilizadas. Requisições também poderão ser criadas diretamente.
Requisitantes farão parte de um cadastro centralizado onde estarão informações sobre sua autonomia para efetuar compras. Permitirá a estes requisitantes autorizados criar, alterar e eliminar suas próprias requisições. Estarão disponíveis consultas sobre as requisições e suas respectivas situações.

Cotação

Em Compras

As cotações poderão ser criadas à partir de uma requisição e também podem existir cotações sem requisição (Cotação Manual). Será permitido alteração e a eliminação de cotações.
As cotações serão enviadas aos fornecedores via E-Mail ou Fax (Aviso de Cotação).
Será permitido a impressão de cotações. Existirão consultas e relatórios para um melhor follow-up das cotações.
As melhores cotações (Leilão Reverso) serão selecionadas automaticamente segundo critérios a serem estabelecidos pelo cliente, e sempre será solicitado aprovação ao comprador, para que a cotação vencedora seja transformada em encomenda (Pedido de Compra).
Cotações serão enviadas ao ERP (SE EXISTIR).

No Fornecedor

Receber e Responder cotações informando preços, prazos e etc...
Será permitido ao fornecedor efetuar consultas somente em suas cotações

Pedidos

O pedido é enviado ao fornecedor (Aviso de Pedido) via E-Mail ou Fax. Este pedido poderá conter os itens de uma cotação, ou poderá ser agrupado ao final de um tempo pré-definido, com outras cotações, a fim de reduzir o volume de pedidos enviados ao fornecedor.
O comprador poderá realizar alterações em pedidos, sendo estas registradas no histórico e enviadas ao fornecedor.
Após a criação ou alteração dos dados de um pedido, o fornecedor deverá confirmar (Aceite) ou rejeitar o movimento.
O comprador e o requisitante poderão ser avisados quando houver algum atraso na entrega ou entrega parcial (Follow-up).
Todo movimento do pedido, seja ele criação ou alteração, serão informados ao ERP (SE EXISTIR).

Faturamento

É realizada pelo fornecedor e determinará ao sistema que o processo (parcial ou total) foi fechado. Esta informação pode ser usada pelo ERP (SE EXISTIR) para efetuar recebimento automático.

Segurança

A segurança esta dividida em três níveis básicos:
Acesso - Determina quais programas cada usuário do sistema (usuário interno ou externo (fornecedor)) poderá utilizar.
Aprovações -Controle de aprovações de compras conforme parâmetros pré-definidos para cada usuário.
Fornecedor - O que cada fornecedor pode ver e o que cada fornecedor poderá fazer dentro do sistema.

SRM – Supplier Relationship Management

Trata-se de um Sistema de Apresentação On-line de Epecificações Técnicas de Produtos para Fornecedores com diversos módulos de acompanhamento de Aprovção de Amostras, Lotes Pilotos, Lotes de Produção (todos estes interagindo com Deptos de Produção, Controle de Qualidade e Suprimentos e co os diversos fornecedores), Routing de Aprovação de Novos Modelos interagindo com Deptos de Marketing, Jurídico e Suprimentos, KPI (Key Performance Indicator com gráficos em FLASH), Sistema de Download em Alta com mesmo nível e perfil da instrução, Histórico de Acesso/IP.
É um Projeto que já foi apresentado na Matriz Francesa e que deverá começar a ser utilizado por todos os outros Departamentos de Suprimentos ao longo do Mundo. Já conta com versão em inglês.